Üniversitemizdeki yazışmaların yasal hükümler doğrultusunda ve etkin biçimde gerçekleştirilmesi, bütünsel bir dosya sisteminin oluşturulması, belge saklama planlarının hazırlanması, birim arşivi ile kurum arşivi alt yapısının kurulması, belge değerlendirme-ayıklama-imha işlemlerinin kurallara uygun olarak yürütülmesi amacıyla 2010 yılında bir çalışma başlatılmıştır. Bu çalışmanın amacı, Doğuş Üniversitesi'nde belge ve arşiv işlemlerinin, belge yönetimi ve arşivcilik ilke ve yöntemlerine göre yürütülmesini sağlamaktır.

Belge ve arşiv işlemleri, belgenin üretimiyle başlayan bir süreçtir ve yazışma teknikleriyle, dosyalama sistemleriyle, saklama planlarıyla, değerlendirme-ayıklama-imha ve dosya düzenleme çalışmalarıyla bir bütündür. Bu çerçevede birimlerde üretilen belgelere sırasıyla Birim Kimlik Kodu, Standart Dosya Planı (SDP) kodu ve Giden Belge Numarası verilmelidir (Ör.: 65220229 – 934.01 – 01 )

Birim Kimlik Kodu
Yazışma yapan tüm birimler 2011/1 sayılı Başbakanlık Genelgesi gereğince yazışmalarında Birim Kimlik Kodunu kullanmak zorundadır. Yazışma yaptığı halde Birim Kimlik Kodu listesinde adı olmayan birimlerimizin Genel Sekreterlikten birim kodu talebinde bulunması gerekmektedir. Genel Sekreterlikçe T.C. Başbakanlık Devlet Teşkilatı Veri Tabanı'ndan kimlik kodu alındıktan sonra ilgili birime iletilecek ve kullanılmaya başlanacaktır. Henüz kodu olmayan birimler üst birimin koduyla yazışma yapabilir.

Birim Kimlik Kodları üniversite içindeki hiyerarşik düzeni ifade etmez. Kimlik Kodu, elektronik ortamda geliştirilecek uygulama yazılımlarında kurumların ve alt birimlerinin tanımlanmasında kullanılmak amacıyla (T.C. Kimlik Numarası gibi) üretilen bir koddur. Haberleşme kodlarından farkı, kurum ve kuruluşlar ile bunların alt birimlerine bir kez verilmesi ve bir daha hiçbir şekilde değiştirilmeyecek olmasıdır. Kurumun veya birimin adında veya hiyerarşik bağında bir değişiklik olsa bile kurum kimlik kodu değişmeyecektir.

Kod sistemi hakkında daha fazla bilgi için T.C. Başbakanlık Devlet Teşkilatı Veri Tabanı ve Yükseköğretim Kurumları Haberleşme Kodları Kılavuzu'na bakılabilir.

Standart Dosya Planı
Yükseköğretim kurumları için hazırlanan Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı tüm üniversitelerde üretilen ve alınan belgeler için bir dosyalama uygulaması standardıdır. Genel bir ifadeyle “Standart Dosya Planı”, üretilen belgeleri konusal olarak gruplamaya ve gerektiğinde aynı konudaki belgeleri bir arada bulmaya yarayan bir uygulamadır. Bu uygulama sayesinde tüm kamu kurum ve kuruluşlarında üretilen aynı konulu belgeler aynı numaralarla kodlanmış olacaktır. Standart Dosya Planı numarası üretilen bir belgede birim haberleşme kodundan sonra verilir. Örnek uygulama için Giden Belge ve Gelen Belge başlıkları altındaki açıklamaya bakılabilir.

Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik gereği Üniversitemiz birimlerinin yaptığı her türlü yazışmalarda, 2010 yılından itibaren ilgili yönetmelik hükümleri uygulanmaktadır.