GİDEN BELGE İŞLEMLERİ
 
  • Belge Düzeni
  • Başlık (Sayfa Üstü / Antet Kısmı)

    • Bu kısım belgeyi üreten kurum, ilgili birim ve alt birimine ait adın belirtildiği kısımdır. Başlık belgenin üst tarafına ortalanarak yazılır. Başlığın ilk satırına T.C. kısaltması, ikinci satırda üniversitenin adı büyük harflerle, üçüncü satırda ise birimin adı büyük+küçük harflerle yazılır.

Şekil 1

  • Sayı ve Evrak Kayıt Numarası

    • Birim Kimlik Kodları YÖK ile temasa geçilerek kesinleştirilir. Tüm birimler yazışmalarında Birim Kimlik Kodlarını kullanmak zorundadır. Birim kodlarına ilave olarak, YÖK tarafından hazırlanan SDP aracılığıyla belirlenecek dosya kodu da sayı bilgisine eklenir. Üretilen bir belgedeki sayı bilgisi üç unsurdan oluşur. Örneğin; 65220229 – 934.01 – 01 biçiminde bir sayı bilgisine sahip olan belgedeki sayı dizisinde, kırmızı renkli birinci grup Birim Kimlik Kodu'nu, mavi renkli ikinci grup Standart Dosya Planın'ndan belge için üretilen dosya kodunu, yeşil renkli üçüncü grup ise giden evrak defterindeki Sıra Numarası'nı ifade eder.

 

 

 

 

  • 65220229 – 934.01 – 01 belge, ilgili dosyaya 934.01 kodu doğrultusunda konur. Aynı kodu taşıyan belgeler kendi içinde güncelden geriye doğru tarih sırasına göre sıralanır. Tarih bilgisi de aynı olan belgeler kendi içinde gelen/giden evrak numarasına göre sıralanır.

Şekil 2

  • Tarih

    • Belgeye verilmesi gereken tarih, imzalandığı günün tarihidir. Tarih belgenin sağ üst tarafına Sayı bilgisinin karşısına yazılır. Bakınız Şekil 2.
       

  • Konu

    • Sayı bilgisinin altına bir satır boşluk bırakılarak  yazılır. "Konu:" yan başlığından sonra, başlıktaki T.C. ifadesini geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu kısa ve öz biçimde ifade edilir. Eğer konu T.C. ibaresini geçecek uzunlukta ise ikinci satırdan devam edilir. Bakınız Şekil 2.
       

  • İlgi
    • İlgi, bir yazıya karşılık ya da önceki bir yazıya ek olduğunu veya başvurulması gereken belgelerin belirtildiği kısımdır. İlgide "... tarihli ve .... sayılı" ibaresi kullanılır. Bu kısımda işaret edilen belgenin yazışma birim kodu, dosya kodu, kayıt ve evrak sayısı tam olarak belirtilir. İlginin birden fazla olması durumunda a), b), c) biçiminde alt alta sıralanarak verilir. Örnek için tıklayınız >>>
       
  • Metin

    • Metin sola dayalı 12 punto Times New Toman yazı karakteriyle sade ve öz biçimde yazılır.
       

  • İmza

    • Yazıyı imzalayan yetkilidir. Belgelerde imza alanı, metin kısmından sonra uygun boşluk (4 veya 5 satır) bırakıldıktan sonra yazı alanın sağında düzenlenir. Örnek için tıklayınız >>>
       

  • Ek/Ekler

    • Yazıyla birlikte gitmesi gereken belgelerdir ve yazıyı tamamlayıcı özelliğe sahip olan belge/belgelerin nitelik ve nicelik olarak belirlendiği kısımdır. İmza bölümünden sonra sola dayalı olarak, altı çizilmeden "EK" ya da "EKLER" biçiminde yazılır. Ekli belge birden fazla ise sıra numarası verilir. Örnek için tıklayınız >>>
       

  • Dağıtım

    • Yazının nerelere gideceğinin belirtildiği kısımdır. Eklerden sonra büyük harflerle "DAĞITIM" ifadesinden sonra yazılır. "Gereği" ve "Bilgi" için olmak üzere iki kısımdan oluşur. Gereği dağıtım bilgisinden sonra, bilgi kısmı ise gereği bilgisinin sağında aynı hizada belirtilir. Örnek için tıklayınız >>>
       

  • Sayfa Altı (Adres Kullanımı)

    • Sayfa altında yer alan bu kısımda üniversitenin açık adresi yazılır. Örnek için tıklayınız >>>