GELEN BELGE İŞLEMLERİ
 

• Kayıt

  • Gelen bir belgeye gelen evrak kaşesi vurulduktan sonra, defter tutuluyorsa deftere, bilgisayar programı kullanılıyorsa bilgisayara kaydedilir. Aşağıdaki örnekte olduğu gibi bir kaşe örneği kullanılır. Kaşe gelen belgenin sağ alt tarafına basılır. "Tarih" alanına belgenin geldiği günün tarihi yazılır. "Sayı" alanına belgenin geliş sıra numarası yazılır. "Dosya no" alanına Standart Dosya Planı'ndan belge için belirlenen dosya kodu yazılır. Belgenin eki var ise "ek" alanında adedi belirtilir. Örnek belge için tıklayınız >>>

    

   

• Dosya Kodu ve Dosya Etiketi

  • Gelen ve giden belgeler için tek dosya tutulur. Dosya sırt etiketleri Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümleri doğrultusunda hazırlanır ve standart bir yapıda olmalıdır. Örneğin;

  • 

   

• Belgeyi Dosyada Sıralama

  • Belge, işlemleri yapıldıktan sonra ilgili dosya içinde Standart Dosya Planından üretilen koda (numaraya) göre sıralanır.  Aynı  "kodu"  taşıyan belgeler kendi içinde güncelden geriye doğru tarih sırasına göre sıralanır. Tarih bilgisi de aynı olan belgeler kendi içinde gelen/giden evrak numarasına göre sıralanır.
     

• Belgeye Erişim

  • Herhangi bir dosya içindeki bir belgeye Standart Dosya Planı "kodu" aracılığıyla erişim gerçekleştirilir.